Consejos útiles

Cómo expresar una negativa a participar en un evento en una carta comercial

¿Alguna vez te invitaron a una cena a la que no querías ir? ¿Alguna vez ha sucedido que un amigo te llamó a algún evento que definitivamente hubieras ignorado en cualquier otro caso? Si ha tenido tales situaciones, entonces usted mismo sabe lo difícil que es rechazar una propuesta. Por supuesto, aceptar una invitación es una buena manera de desarrollar aún más las relaciones (a costa de salir de su zona de confort), pero a veces el rechazo se convierte en la única solución real para aquellos que están demasiado ocupados o no quieren ir por razones personales.

Dificultades para escribir cartas de rechazo

La forma más fácil de formular un rechazo cortés es si no está interesado en mantener relaciones comerciales con el destinatario. En este caso, es suficiente cumplir con un tono comercial y confiar en las reglas básicas para escribir cartas de rechazo. Si tuvo que "corresponder" con el correo masivo, entonces la tarea se simplifica aún más: lo más probable es que su carta de respuesta ni siquiera se lea.

Pero en algunos casos, escribir una carta comercial se convierte en una cuidadosa selección de palabras que permiten expresar el máximo pesar en el marco del vocabulario comercial. Estos incluyen las siguientes situaciones:

  • Está en correspondencia con un socio potencial, pero debe rechazarlo por una razón objetiva. Debe expresar una negativa, transfiriendo al mismo tiempo interés en el inicio temprano de la cooperación. Dado que desde el exterior, estos mensajes pueden parecer mutuamente excluyentes, es difícil elegir la redacción correcta.
  • Correspondes con un compañero habitual y no quieres causar una impresión adversa. Planea continuar la cooperación, pero sabe que su participación en el evento sería importante para el socio. Debe formular un rechazo para transmitir esta comprensión, lo que indica interés en el éxito comercial de un socio. Al mismo tiempo, sus razones deben sonar lo suficientemente convincentes.
  • Usted se corresponde con el destinatario "vivo" y sabe que su carta será leída cuidadosamente. No tiene razones objetivas para negarse a participar, pero no hay razón para estar de acuerdo. Al mismo tiempo, desea mantener la ubicación de su corresponsal.
  • Correspondes con un jugador influyente en tu nicho de negocios o un representante de una publicación popular. Estás obligado a rechazar, pero no quieres estropear tu reputación.

Cada una de estas situaciones es potencialmente peligrosa para su éxito. Pero una carta comercial bien escrita sobre la negativa a participar en el evento ayudará a advertir honestamente sobre su posición, sin exacerbar la situación actual. Es posible que no fortalezca su relación con su pareja de esta manera, pero no la arruinará. Las fallas son una práctica normal en el mundo de los negocios. Cuanto antes aprenda a presentarlos correctamente, mejor.

¿Cómo emitir una carta de rechazo?

Los detalles de cualquier carta comercial con un rechazo oficial corresponden a los detalles habituales de una carta comercial de una empresa. Si envía una carta por correo o fax, asegúrese de cumplir con las siguientes reglas:

  • Escriba la respuesta solo en el membrete de la organización.
  • Asegúrese de que el rechazo esté certificado por el CEO o por una persona con la autoridad correspondiente.
  • Asegúrese de registrar el rechazo para que tenga fuerza oficial.

Si envía un descargo de responsabilidad por correo electrónico, el encabezado es de gran importancia. Le permite dar una primera impresión de la carta y, en muchos aspectos, crea el ambiente para leer. Si está seguro de que su respuesta será leída, y planea más relaciones comerciales con el destinatario, entonces trate de evitar una redacción negativa en el encabezado. Es probable que su corresponsal no tenga el deseo de abrir una carta con el título del formulario "Negativa a participar en el evento", por lo que es mejor utilizar una opción más neutral. Por ejemplo: "Acerca del evento", "Acerca de la participación en el seminario", etc.

Contenido del descargo de responsabilidad

Para expresar cortésmente su negativa a participar en un evento en una carta comercial, debe seguir toda la etiqueta comercial. Asegúrese de comenzar contactando, mientras se concentra en los datos especificados en la invitación. Si conoce el nombre y el patronímico del corresponsal, puede usar el saludo del formulario:

Estimado Nikolay Nikolaevich!

También sucede que solo se conocen el apellido y las iniciales del remitente. En este caso, vale la pena limitarnos al apellido y la dirección comercial adoptada en Rusia (Sr., Sra.):

Estimado Sr. Nikolaev!

Las iniciales no deben usarse: no solo se ve descuidado, sino también de mala educación. Si el mensaje se envió en nombre de la empresa y no se sabe nada sobre el destinatario, se utiliza la dirección universal "general" ¡Estimados señores! Esto es suficiente para expresar respeto en ausencia de otros datos.

Incluso si responde a un correo electrónico, asegúrese de notificar al remitente el pedido exacto enviado. Puede completar estos datos de dos maneras: ya sea haciendo un enlace a la solicitud en un requisito separado bajo el número y la fecha de la carta (por lo general, tales detalles están presentes en formularios oficiales generales), o proporcione estos datos al comienzo de la apelación. Si ha elegido el segundo método, la carta debe comenzar con las siguientes líneas:

En respuesta a su carta del 01/02/2017 No. 341, le informamos que ...

Es aconsejable no informar el rechazo "de frente", especialmente si ingresó los detalles de la carta en los detalles. Las primeras líneas deben tener un contenido positivo. Puede expresar su agradecimiento por la invitación enviada y observar las oportunidades únicas que le proporcionó el destinatario. También puede comenzar la carta con un cortés arrepentimiento de que la invitación, a pesar del hecho de que fue deseada, tendrá que ser rechazada por razones objetivas. Para facilitar la tarea, puede hacer una lista de frases "universales", que en el futuro se pueden ajustar para adaptarse a la situación:

Gracias por la oferta extremadamente interesante, pero desafortunadamente ...

Apreciamos mucho su invitación y esperamos una mayor cooperación ...

Gracias por la oportunidad de participar en ...

Lamentablemente, no tenemos la oportunidad de participar en el evento en relación con ...

Indicación de interés en una asociación es imprescindible. Incluso si no planea tener relaciones comerciales con un corresponsal, exprese su deseo de fortalecer las relaciones comerciales. Esta es la regla básica de la etiqueta comercial: todos los que le enviaron una carta de invitación merecen su atención. La falla es una ocurrencia diaria, y no cuenta para insultar. Pero el incumplimiento de las reglas elementales de cortesía puede dañar significativamente su reputación, especialmente si responde a todos los corresponsales comerciales de esta manera.

Mostrar interés en cada paso. Si se adjuntaron archivos adicionales a la invitación, tenga en cuenta que los ha leído:

Hemos examinado en detalle la propuesta que envió ...

Examinamos cuidadosamente los documentos presentados ...

Solo después de que se hayan expresado todos los mensajes positivos, incluida la gratitud por el interés mostrado, podemos proceder al motivo de la negativa. Debe indicarse sin falta: muestra su interés en el caso de que se niegue y le permite nuevamente mostrar respeto al corresponsal.

Después de seguir todas las formalidades, debe terminar con el siguiente mensaje positivo. Mencione que esperará una mayor cooperación (nuevos eventos, oportunidades, etc.). Entonces, una vez más, "endulzas" la píldora del fracaso y transmites el deseo de mantener relaciones comerciales.